Hier möchten wir die häufigsten Fragen rund um das Qualitätsmanagement klären.

Wie wird ein QM-System eingeführt und worauf kommt es an?

• Die Einführung sollte in einfachen Schritten erfolgen, die für alle Beteiligten transparent sind.

• Beispiel:

  • Schulung,

  • Prüfung, was vorhanden ist (IST-Aufnahme),

  • Defizite ableiten und Maßnahmen erstellen,

  • Beschreibung des Systems (Handbuch) und

  • Abläufe prüfen und anpassen (Audit).

Auf was sollte besonders geachtet werden bei der Einführung?

• Es macht keinen Sinn, mehr zu beschreiben als die Norm fordert. Der Aufwand ist schon erheblich.

• Nach Möglichkeit multifunktionale Dokumente erstellen. Beispiel: Matrix für Kenntnisse und Befugnisse.

• Termine, Verantwortungen und Aufgaben festlegen

Was ist überhaupt die Norm….?

• Eine Norm ist ein Standard, der einer bestimmten Zielgruppe Vorgaben oder Empfehlungen gibt. Diese festgelegten Standards können geprüft werden.

Was ändert sich durch QM?

• Nach unseren Erfahrungen sagen unsere Kunden: “Endlich ist es mal festgelegt”. Somit ändert sich der ungeregelte Bereich.

Was kann ich selber machen?

• ALLES. Es macht aber Sinn mit Unterstützung zu arbeiten, um nicht zu viele Ressourcen zu verschwenden.

Warum brauch ich das überhaupt?

• QM-Systeme werden benötigt um interne Regelungen zu strukturieren, Kundenanforderungen zu bedienen und regulatorische Vorgaben einzuhalten.

Was sind die Vorteile eines QM-Systems?

• Jeder weiß, was zu tun ist und wichtige Themen werden nicht vernachlässigt. Manche Kunden fordern inzwischen eine Kopie des Handbuches.

Wer kann mir helfen und spare ich Zeit?

• Helfen sollte ein Profi, damit das QM-System effizient und umgehend umgesetzt wird. Die Zeitersparnis ist enorm.

Welche Vorteile hat ein Berater?

• Lernen und gleichzeitig umsetzen sowie eine zeitnahe Realisierung sind die stärksten Argumente. Einschlägige Kenntnisse der Berater/-in sind notwendig.

Was kostet es mich? Einführung und fortlaufend.

• Das hängt von der Eigenleistung und dem festgelegten Projektumfang ab. Bei den Zertifizierern hängt es vom Tagessatz ab. Anfragen und vergleichen!

• Die fortlaufenden Kosten für die Beratung können gleich Null sein. Der Zertifizierer muss jedoch in seinem Angebot die Folgekosten ausweisen.

Welcher Berater, also wer ist der Beste für mich?

• Man sollte sich zuvor mit der beratenden Person unterhalten. Stimmt die Chemie und qualifizierte Ausbildungen sind vorhanden, ist die richtige gefunden.

Wie suche ich die richtige Zertifizierungsstelle aus?

• Jedes Land hat aufgrund einer EG-Richtlinie eine nationale Akkreditierungsstelle mit entsprechenden Verzeichnissen. In Deutschland: www.dakks.de

Bin ich förderfähig?

• Wahrscheinlich ja. Es gibt ein Programm der EU, welches in 90% aller Fälle zum Tragen kommt. Berater müssen akkreditiert sein.

Wie läuft ein internes/externes Audit ab, in welchen Intervallen muss ich es durchführen und durch wen?

• In der Regel wird ein Auditplan erstellt und gemeinsam der Ablauf festgelegt. Es werden zu den Normforderungen Nachweise gesucht.

• Das Audit wird von einer qualifizierten Person durchgeführt. Die Person kann intern oder extern beauftragt werden.

• Eigene Bereiche dürfen nicht auditiert werden (Unabhängigkeit).

• In der Regel werden alle Normforderungen in einem Jahr auditiert. Das kann in einem oder mehreren Terminen stattfinden.

Welche Aufgaben hat der QMB?

• In den aktuellen Normen sind Aufgaben festgelegt. In der neuen Norm ist nur noch die Rede von kompetentem Personal.

• Die Aufgaben bleiben jedoch. Die beauftragte Person muss sich um laufende Fragestellungen kümmern und das QM-System aufrecht erhalten.